Documenten, douane, termijnen, verpakking: ontdek welke punten u moet controleren om een internationale zeevrachtzending goed voor te bereiden, onvoorziene problemen te voorkomen en het transport van uw goederen te organiseren.
Een succesvolle zeevrachtzending begint met een goede voorbereiding, ruim vóór het vertrek van het schip
Het organiseren van een internationale zeevrachtzending gaat verder dan alleen het boeken van een container of het kiezen van een rederij. Nog vóór het laden moeten verschillende aspecten op elkaar worden afgestemd: de kenmerken van de goederen, handelsdocumenten, douaneformaliteiten, termijnen en leveringsvoorwaarden.
Ontbrekende informatie, tegenstrijdigheden in documenten of onvoldoende rekening houden met deadlines kunnen het verloop van de activiteiten bemoeilijken en extra kosten veroorzaken.
Voor bedrijven die goederen importeren of exporteren, is een grondige voorbereiding dan ook essentieel om het risico op onvoorziene problemen te beperken.
Met welke belangrijke stappen moet u rekening houden voordat een internationale zeevrachtzending vertrekt?
Om een internationale zeevrachtzending goed voor te bereiden, is het essentieel om alle informatie over de goederen te verzamelen, de transportdocumenten en douaneformaliteiten te controleren, rekening te houden met de termijnen, een geschikte verpakking te voorzien en de verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen duidelijk vast te leggen. Deze controles helpen om het transport beter te organiseren en vermijdbare problemen te beperken.
1. Verzamel alle essentiële informatie over de goederen
De voorbereiding begint met een nauwkeurige beschrijving van de te verzenden goederen. Aan de hand van deze informatie kunnen de transportvoorwaarden worden onderzocht en eventuele bijzondere vereisten worden vastgesteld.
De belangrijkste gegevens die u moet doorgeven, zijn onder meer:
- de aard en beschrijving van de goederen;
- het aantal colli of pallets;
- het brutogewicht en de afmetingen;
- het totale te vervoeren volume;
- de laad- en loslocaties;
- het land van oorsprong en het land van bestemming;
- eventuele bijzondere vereisten die verband houden met de aard van de producten.
Afhankelijk van de kenmerken van de zending kan aanvullende informatie nodig zijn, met name wanneer de goederen onderworpen zijn aan specifieke wettelijke voorschriften of bijzondere behandelingsvoorwaarden.
Deze gegevens helpen ook om de meest geschikte laadoplossing te bepalen.
FCL of LCL: een keuze waarmee u al tijdens de voorbereiding rekening moet houden
Bij FCL (Full Container Load) wordt een volledige container gereserveerd voor één zending. Bij LCL (Less than Container Load) worden meerdere zendingen in één container gegroepeerd.
De keuze hangt onder meer af van het volume, het gewicht, de verzendfrequentie, de bestemming en de logistieke vereisten.
Meer informatie vindt u in ons artikel over de verschillen tussen FCL- en LCL-zeevracht.
2. Bereid de nodige documenten voor het zeevervoer voor
De documentatie vormt een essentieel onderdeel van de organisatie van een internationale zending.
Welke documenten vereist zijn, hangt af van het land van bestemming, de aard van de goederen, de douanevoorschriften en de voorwaarden van de handelstransactie.
Verschillende documenten worden regelmatig gebruikt.
De handelsfactuur
De handelsfactuur dient onder meer om de betrokken partijen bij de transactie, de verkochte goederen en hun waarde te identificeren.
Ze kan als referentiedocument dienen bij de douaneformaliteiten. Welke informatie vereist is, hangt onder meer af van het land en de betrokken activiteiten.
De paklijst (packing list)
De paklijst bevat een gedetailleerd overzicht van de zending: het aantal en de aard van de colli, het gewicht, de afmetingen en andere nuttige gegevens om de goederen te identificeren.
De informatie moet overeenstemmen met de overige handels- en transportdocumenten.
Het cognossement (Bill of Lading)
De Bill of Lading, of B/L, is een zeevervoerdocument dat verschillende juridische functies kan vervullen, onder meer als bewijs van de vervoersovereenkomst en van de ontvangst van de goederen.
Afhankelijk van de vorm kan het document ook de goederen vertegenwoordigen.
Naargelang de voorwaarden van de zending kunnen ook andere transportdocumenten worden gebruikt, zoals sea waybills.
Aanvullende documenten
Afhankelijk van de producten en de betrokken landen kunnen oorsprongscertificaten, vergunningen, toelatingen of andere specifieke bewijsstukken noodzakelijk zijn.
Het is daarom belangrijk om voor elke zending de toepasselijke vereisten te controleren, in plaats van ervan uit te gaan dat één standaardlijst met documenten voor alle zendingen volstaat.
3. Anticipeer op de douaneformaliteiten bij import en export
Wanneer goederen het douanegebied van de Europese Unie binnenkomen of verlaten, kunnen douaneformaliteiten van toepassing zijn.
Daarvoor is onder meer betrouwbare informatie nodig over de aard, oorsprong, waarde en douaneclassificatie van de goederen.
De betrokken ondernemingen moeten ook hun verplichtingen op het vlak van douane-identificatie controleren, waaronder het EORI-nummer wanneer dat vereist is.
Afhankelijk van de transactie moeten een douaneaangifte en de nodige bewijsstukken worden voorbereid volgens de toepasselijke wettelijke voorwaarden en termijnen.
Het is ook belangrijk om een onderscheid te maken tussen de formaliteiten bij vertrek en de formaliteiten die op de bestemming vereist zijn.
Bij Garsou-Angenot staat de douaneafdeling in voor activiteiten op het gebied van import, export en transit. Afhankelijk van de behoeften van de zending kan deze expertise worden ingezet als aanvulling op onze zeevrachtdiensten.
4. Houd rekening met meer dan alleen de vaartijd
De vaartijd tussen twee havens vormt slechts een deel van de totale transporttijd van een zending.
Bij de planning moet rekening worden gehouden met verschillende activiteiten:
- de voorbereiding en verpakking van de goederen;
- het voortransport naar de laadlocatie of de haven;
- de deadlines voor het aanleveren van documenten en goederen;
- de toepasselijke formaliteiten;
- de havenactiviteiten;
- het zeevervoer en eventuele overslag;
- de activiteiten op de bestemming en het verdere transport naar de eindbestemming.
De uiterste tijdstippen voor het aanleveren van goederen of informatie, vaak cut-off genoemd, hangen onder meer af van de vervoerder, de terminal en de boekingsvoorwaarden.
Deze deadlines moeten voor elke zending worden bevestigd.
Het is bovendien verstandig om voldoende tijdsmarge te voorzien, rekening houdend met de specifieke vereisten van het transport. Vaarschema's en havenactiviteiten kunnen immers wijzigen.
Afhankelijk van de transportvoorwaarden kunnen laattijdige documenten, het overschrijden van de vrije periodes of een gebrekkige coördinatie extra kosten veroorzaken, zoals havenopslagkosten, overliggeld (demurrage) of kosten voor het langer gebruik van containers (detention). De voorwaarden en eventuele vrije periodes moeten bij de betrokken partijen worden nagevraagd.
Een opgegeven transittijd mag dus niet worden verward met een gegarandeerde levertermijn op de eindbestemming.
5. Controleer de verpakking, het laden en de gewichtsvereisten
Een geschikte verpakking helpt de goederen te beschermen tijdens de verschillende fasen van behandeling en transport.
De kenmerken van de goederen moeten bepalend zijn voor de keuze van de verpakking, de beschermingsmaterialen en, wanneer dit deel uitmaakt van de geplande activiteiten, de voorzieningen voor het vastzetten en zekeren van de lading.
Bij internationale zendingen kunnen verpakkingen van onbewerkt hout, waaronder pallets, kisten en houten stuwmaterialen, onderworpen zijn aan de internationale norm voor fytosanitaire maatregelen nr. 15 (ISPM 15, in het Frans NIMP 15). Deze norm schrijft een geschikte fytosanitaire behandeling en een officiële markering voor om de verspreiding van schadelijke organismen tussen landen te beperken.
Het is daarom belangrijk om de conformiteit van de gebruikte houten verpakkingen en de toepasselijke vereisten in het land van bestemming te controleren wanneer deze norm van toepassing is.
Voor geladen zeecontainers is er nog een bijzondere vereiste waarmee rekening moet worden gehouden: de geverifieerde brutomassa, of VGM (Verified Gross Mass).
Volgens de toepasselijke bepalingen van het SOLAS-verdrag moet de brutomassa van een geladen container worden geverifieerd en volgens de vereiste procedures worden meegedeeld voordat de container aan boord van het schip wordt geladen.
Deze verplichting draagt bij aan de veiligheid van de maritieme activiteiten.
Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen het gewicht van de goederen en de geverifieerde brutomassa van de container, waarbij onder meer ook het eigengewicht van de container wordt meegerekend.
De berekening, verificatie en doorgifte van deze informatie moeten volgens de toepasselijke voorschriften worden georganiseerd.
6. Leg de verantwoordelijkheden duidelijk vast met de Incoterms®
Bij de voorbereiding van een internationale zending is het ook belangrijk om duidelijk vast te leggen hoe de verantwoordelijkheden tussen de verkoper en de koper worden verdeeld.
De regels van Incoterms® 2020, gepubliceerd door de Internationale Kamer van Koophandel, bepalen onder meer de verplichtingen van de partijen met betrekking tot de levering, bepaalde kosten, de organisatie van het transport en de overdracht van risico's.
De gekozen regel moet afgestemd zijn op de werkelijke omstandigheden van de handelstransactie.
Sommige regels zijn uitsluitend bedoeld voor vervoer over zee of binnenwateren, terwijl andere kunnen worden gebruikt voor verschillende vervoerswijzen, waaronder multimodaal transport.
De Incoterms® vervangen echter noch de verkoopovereenkomst, noch de andere contracten die nodig zijn voor de zending.
Een duidelijke verdeling van de verantwoordelijkheden helpt misverstanden te voorkomen over de verwachte diensten en de kosten die door elke partij moeten worden gedragen.
7. Coördineer de verschillende betrokken partijen om onvoorziene problemen te beperken
Bij een internationale zeevrachtzending kunnen verschillende partijen betrokken zijn: de verzender, de ontvanger, de expediteur, de rederij, wegvervoerders, terminals en douanevertegenwoordigers.
De kwaliteit van de uitgewisselde informatie en de coördinatie van de activiteiten spelen een belangrijke rol in het verloop van het transport.
Vóór het vertrek moeten onder meer de volgende vragen worden beantwoord:
- Wie organiseert het ophalen van de goederen?
- Wie bezorgt de nodige documenten en informatie?
- Welke deadlines moeten worden gerespecteerd?
- Welke formaliteiten moeten bij vertrek en op de bestemming worden vervuld?
- Wie is verantwoordelijk voor de verschillende fasen van het transport?
- Welke procedures moeten worden gevolgd wanneer informatie ontbreekt of er wijzigingen optreden?
Het doel is niet om alle onvoorziene omstandigheden bij het zeevervoer uit te sluiten, maar om vermijdbare problemen te beperken dankzij een aangepaste organisatie.
Zeevrachtzending: wat moet u controleren vóór het vertrek?
Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten bij de voorbereiding van internationaal zeevrachtvervoer.
| Stap | Te controleren punten |
|---|---|
| Goederen | Aard, gewicht, afmetingen, volume, verpakking en bijzondere vereisten. |
| Documenten | Handelsfactuur, paklijst, transportdocument en eventueel vereiste bewijsstukken. |
| Douane | Toepasselijke formaliteiten, douanegegevens en vereiste documenten naargelang de transactie. |
| Termijnen | Cut-off, havenactiviteiten, transit, overslag en levering op de eindbestemming. |
| Laden | Verpakking, stuwen, vastzetten en zekeren van de lading, ISPM 15-conformiteit van houten verpakkingen indien van toepassing, en VGM. |
| Verantwoordelijkheden | Overeengekomen Incoterms®-regel, verdeling van de taken en te verwachten kosten. |
| Coördinatie | Betrokken partijen, deadlines, informatieoverdracht en beheer van wijzigingen. |
Een grondige voorbereiding garandeert niet dat er zich geen onvoorziene omstandigheden voordoen, maar helpt om de documentaire en logistieke stappen van de zending beter onder controle te houden.
Download uw checklist voor de voorbereiding van een zeevrachtzending
Om de voorbereiding van uw volgende zending te vergemakkelijken, hebben we de belangrijkste controlepunten gebundeld in een overzichtelijke checklist die u kunt raadplegen, afdrukken of delen met uw team.
↓ Download de checklist (PDF)Gratis download · Praktische checklist van 2 pagina's
Garsou-Angenot begeleidt uw internationale zeevrachtzendingen
Garsou-Angenot biedt B2B-zeevrachtoplossingen voor zowel import als export, via FCL en LCL.
Het bedrijf werkt rechtstreeks samen met rederijen en maakt onder meer gebruik van de netwerken AOP (Air & Ocean Partners) en Globalia Logistics Network.
Daarnaast beschikt Garsou-Angenot over een eigen douaneafdeling, waardoor ook de afhandeling van de douaneformaliteiten van zendingen kan worden onderzocht, afhankelijk van de specifieke behoeften.
Dankzij de combinatie van zeevrachtdiensten en douane-expertise kunnen we de organisatie van een zending onderzoeken, rekening houdend met de werkelijke logistieke vereisten.
Bereidt u een internationale zeevrachtzending voor?
Ons Sea Freight-team kan uw aanvraag onderzoeken op basis van de aard van de goederen, de volumes, de bestemming en de transportvereisten.
Veelgestelde vragen over de voorbereiding van een zeevrachtzending
Veelgebruikte documenten zijn de handelsfactuur, de paklijst en een zeevervoerdocument, zoals een Bill of Lading of een sea waybill, afhankelijk van de zending. Ook douaneaangiften, certificaten of vergunningen kunnen nodig zijn, afhankelijk van de goederen en de betrokken landen.
De Bill of Lading, of het cognossement, is een document dat wordt gebruikt bij het vervoer van goederen over zee. Het kan onder meer dienen als bewijs van de vervoersovereenkomst en van de ontvangst van de goederen. De juridische gevolgen hangen af van het type document dat wordt uitgegeven.
De totale transporttijd omvat meer dan alleen de overtocht: ook de voorbereiding, het voortransport, de havenactiviteiten, eventuele formaliteiten en de levering op de eindbestemming moeten worden meegerekend. Een goede planning helpt om belangrijke deadlines te identificeren en bepaalde onvoorziene problemen te beperken.
VGM (Verified Gross Mass) staat voor de geverifieerde brutomassa van een geladen container. Voor containers waarop de vereisten van het SOLAS-verdrag van toepassing zijn, moet deze informatie volgens de voorgeschreven procedures worden vastgesteld en doorgegeven voordat de container aan boord van het schip wordt geladen.
De Incoterms® 2020-regels helpen onder meer om bepaalde verantwoordelijkheden van de verkoper en de koper vast te leggen op het vlak van levering, kosten en risico-overdracht. De gekozen regel moet overeenstemmen met de werkelijke voorwaarden van de handelstransactie.
Ja. Garsou-Angenot beschikt over een douaneafdeling die actief is op het gebied van import, export en transit. Deze expertise kan de FCL- en LCL-zeevrachtdiensten aanvullen, afhankelijk van de behoeften van de zending.
Voor een eerste analyse is het nuttig om informatie te bezorgen over de aard van de goederen, het volume, het gewicht, de laad- en loslocaties, de bestemming en eventuele termijnen en bijzondere vereisten. Het Sea Freight-team van Garsou-Angenot kan vervolgens de meest geschikte transportoplossing onderzoeken.
Vakkennis
Dit artikel werd opgesteld met de expertise van de Sea Freight-afdeling van Garsou-Angenot.
Technische controle en goedkeuring: Laurent Davaine, afdeling Zeevracht van Garsou-Angenot.